Pemprov Bali Musnahkan Arsip Habis Masa Retensi dan Tak Punya Nilai Guna
DENPASAR, MataDewata.com | Pemerintah Provinsi Bali memusnahkan arsip dinamis inaktif yang telah habis masa retensinya dan sudah tak mempunyai nilai guna. Pemusnahan dilakukan dengan memasukkan dokumen ke mesin pencacah dipimpin langsung oleh Kepala Biro Umum dan Protokol Setda Provinsi Bali, I Wayan Budiasa di Ruang Kearsipan Gedung 3 Dinas Kebudayaan Provinsi Bali, Denpasar, Kamis (24/11/2022).
Karo Umum dan Protokol, Wayan Budiasa dalam arahan singkatnya menyampaikan bahwa tahap pemusnahan arsip adalah kegiatan esensial yang sangat penting dalam dunia kearsipan. Terkait dengan pemusnahan arsip yang sudah tidak punya nilai guna, Budiasa teringat apa yang disampaikan seorang rekan.
“Seorang kawan menyampaikan bahwa dokumen itu seperti daftar menu di sebuah restoran. Ketika menu itu masih tertera di daftar, saat-saat tertentu bisa jadi ada yang memesannya,” ujarnya.
Menurutnya jika diibaratkan arsip, bisa jadi suatu saat ada yang menginginkan dokumen jika masih ada dalam daftar, padahal statusnya sudah inaktif dan habis masa retensi. Karena masih ada dalam daftar dan belum dimusnahkan, pemerintah wajib untuk menyediakan dan menurut pengalamannya butuh waktu untuk mendapatkan arsip tersebut. Karenanya, jika sudah dimusnahkan sesuai prosedur, maka arsip itu otomatis tak ada lagi dalam daftar serta menutup kemungkinan diminta oleh pihak tertentu.
Mengingat pentingnya tahap pemusnahan arsip, ia menyampaikan apresiasi kepada perangkat daerah pengusul dan tim yang telah mengawal proses ini. Ke depan, ia meminta jajaran kearsipan lebih intensif melakukan penyisiran agar dokumen yang tak punya nilai guna dan sudah habis masa retensinya bisa segera diusulkan untuk dimusnahkan. Menurutnya hal ini penting untuk mengurangi tumpukan arsip tak punya nilai guna dan habis masa retensinya di gudang.
Sementara itu, Kabag Administrasi Keuangan, Aset dan Kearsipan Biro Umum dan Protokol Putu Arya Dinata menyampaikan, pemusnahan arsip merupakan tindak lanjut dari rekomendasi Kepala Arsip Nasional RI No: B-KN.00.03/91/2022 tentang Persetujuan Pemusnahan Arsip. Rekomendasi Kepala Arsip Nasional diperkuat Surat Keputusan Gubernur Bali No: 541/01-F/HK/2022 tentang Pemusnahan Arsip Dinamis Inaktif yang telah habis retensinya dan tidak mempunyai nilai guna.
Arya Dinata menambahkan, berdasarkan usulan dari sejumlah perangkat daerah, Pemprov Bali mengajukan usulan pemusnahan 1084 boks arsip aktif dan dinamis yang sudah tak punya nilai guna. Namun setelah dilakukan pengkajian, Arsip Nasional hanya menyetujui pemusnahan 1062 boks arsip. “22 boks tak disetujui untuk dimusnahkan karena dinilai masuk kategori arsip statis dan vital,” imbuhnya.
Belajar dari hal ini, ke depannya ia beserta jajaran pengelola arsip akan lebih teliti dalam proses pengajuan. Pemusnahan arsip dilakukan dengan cara memasukkan dokumen ke dalam mesin pencacah. Hp-MD
