Menggunung Selama 37 Tahun, Bank BPD Bali Musnahkan 30 Ton Arsip
DENPASAR, MataDewata.com | Bank BPD Bali musnahkan sekitar 30 ton arsip yang sudah tersimpan sejak tahun 1983 di Auka Kantor Pusat Bank BPD Bali, Renon Denpasar, Kamis (26/11/2020). Pemusnahan arsip dengan cara dicacah karena arsip telah lama tersimpan dan tidak dinilai penting lagi baik oleh bank maupun kepentingan nasional atau kepentingan hujun maupun sejarah. Kegiatan yang pertama kali dilakukan ini untuk arsip yang tersimpan di 4.848 folder dan bila fitimbang beratnya bisa mencapai 30 ton.
Direktur Utama Bank BPD Bali, I Nyoman Sudharma, SH.MM., mengatakan arsip yang dimusnahkan merupakan arsip yang tersimpan sejak tahun 1983 sampai tahun 2010. Proses pemusnahan dilakukan sesuai dengan Undang-Undang Kearsipan. Pemusnahan juga dilakukan agarpihaknya lebih efisien dalam pengelolaan arsip dan taat pada hukum. “Jangan sampai memegang arsip tapi malah tidak taat hukum,” tandasnya.
Sudharma menyampaikan rencana pemusnahan arsip tersebut sudah lama direncanakan namun karena harus melewati proses panjang dilakukan dengan hati-hati agar tidak bertentangan dengan aturan. “Karena bank adalah lembaga kepercayaan. Kita melihat proses ini adalah upaya kita memenuhi terhadap UU dan peraturan pelaksanaan, menata arsip lebih baik dan memudahkan nanti yang membutuhkan untuk mendapatkan, karena sudah terecord,” ujarnya.
Direktur Akuisisi Arsip Nasional RI (ANRI) Rudi Anton menjelaskan, syarat pemusnahan arsip telah memenuhi syarat materiil maupun syarat formil. Syarat materiil yaitu harus melewati masa wajib simpan, arsip tidak bernilai guna lagi, tidak bernilai guna sejarah, tidak ada peraturan perundang- undangan yang melarang, arsip yang dimusnahkan tidak terkait dengan perkara yang masih dalam proses.
Sedangkan syarat formil adalah ada SK penilai yang dilakukan panitia penilai yang mewakili Pemimpin Bank BPD Bali. Selain itu juga diperlukan notulen rapat yang harus disimpan, rekomendasi panitia ke pimpinan lembaga, lalu turun persetujuan. Lalu surat pengajuan pemusnahan dikirim ke ANRI dan setelah terbit persetujuan. Saat acara pemusnahan dilakukan penandatanganan berita acara pemusnahan, lalu prosesnya adalah daftar arsip yang dimusnahkan. “Jika syarat materiil terpenuhi tapi formil tidak terpenuhi juga tidak procedural,” jelasnya.
Delapan dokumen formil itulah yang menjadi pengganti arsip yang dimusnahkan, yang harus disimpan selamanya di Bank BPD Bali. “Walaupun fisiknya sudah tidak ada, tapi secara hukum mengatakan bahwa dulu arsip yang dimaksud pernah ada tercipta di Bank BPD Bali, tapi karena kepentingan efisiensi dan kepastian hukum tadi, arsip dimaksud juga sudah dimusnahkan atas perintah UU,” imbuhnya sembari mengingatkan bagi embaga yang melakukan pemusnahan arsip secara tidak procedural, sanksinya adalah 10 tahun penjara. MD-9
